Policy dataskydd

Styrelsen för Ättyerna Nordenskiölds Släktförening har 2018 fattat följande beslut

EU:s nya förordning som reglerar hur personuppgifter ska skyddas i alla Eu länder började gälla den 25/5 2018. Förordningen förkortas GDPR (General Data Protection Regulation).

Ätterna Nordenskiölds Släktförening org. nr 815200-4423, är personuppgiftsansvarig för föreningens behandling av dina personuppgifter. Vi upprätthåller detta skydd genom att behandla information om våra medlemmar på ett korrekt sätt så att de skyddas från obehörig åtkomst, vidarespridning, ändring och förstörelse.

Som medlem i Släktföreningen har du rätt att veta vika data som samlas in av släktföreningen och hur de används. Styrelsen har därför 2018-08-17 tagit fram en Dataskyddspolicy, se nedan.

1. Bakgrund
Med anledning av den nya dataskyddslagen GDPR (General Data Protection Regulation) som 2018 trätt i kraft inom EU har Ätterna Nordenskiölds Släktförening antagit en dataskyddspolicy som informerar om varför och hur vi samlar in och använder medlemmars personuppgifter samt medlemmars rättigheter i detta avseende.

2. Personuppgifter
En personuppgift är all slags information som kan kopplas till en enskild nu levande individ som t.ex. namn, födelsedata, personnummer och adress. Även information som beskriver en person eller berättar något om någon samt foton och krypterade uppgifter kan vara personuppgifter.

3. Behandling av personuppgifter
Behandling av personuppgift innebär insamling, registrering, läsning, strukturering, lagring, bearbetning, överföring, radering, m.m.

4. Personuppgiftsansvarig
Ätterna Nordenskiölds Släktförening är personuppgiftsansvarig, se kontaktuppgifter till föreningens personuppgiftsombud nedan.

5. Insamling av medlemmars personuppgifter
En av Släktföreningens viktigaste uppgift är att upprätta och upprätthålla en aktuell medlemsförteckning/släktregister över de som ingår i släktföreningen och hur de relaterar till varandra. Detta utgör grunden i föreningens verksamhet och möjlighet till släktforskning. Släktregistret behövs också av rent praktiska skäl som t.ex. att kunna kalla till årsmöten och olika aktiviteter samt utskick av nyhetsbrev och det årliga julbrevet.

Enligt Personuppgiftslagen får en släktförening samla in och registrera personuppgifter om levande personer i ett register, utan att särskilt be om lov av varje levande person som införs i registret, om avsikten med behandlingen av personuppgifter är släktforskning. För att hålla ett aktuellt släktregister behandlar Släktföreningen i huvudsak namn, e-postadress, postadress, födelsedata samt släktskapet mellan medlemmarna. Personnummer, dvs födelsedata inkl. de fyra sista siffrorna samlas inte in.

6. Hur samlas uppgifterna in
Insamling av medlemmars personuppgifter sker genom att medlem själv uppger dem, genom Riddarhusets namnkungörelser eller genom olika söktjänster som t.ex. Hitta.se och Birthday.se.

7. Tillgång till uppgifterna
Personuppgifter om medlemmar finns i Släktföreningens medlemsregister i systemet Visma och i släktträdet My Heritage. Tillgång till dessa platser kräver lösenord. Inga personuppgifter lämnas vidare till utomstående part eller till annat land.

8. Lagring av uppgifterna
Släktföreningen behandlar och lagrar medlemmars personuppgifter så länge det är nödvändigt för de syften som beskrivs under punkten 5 samt i de fall Bokföringslagen kan påverka lagringstiden.

9. Rätt till information och rättelse av uppgift
Medlem har rätt att få information om vilka personuppgifter som behandlas av Släktföreningen och få felaktiga uppgifter rättade genom en begäran till personuppgiftsansvarig. Medlem kan också få sina uppgifter raderade om medlemmens intresseavvägning väger tyngre än Släktföreningens berättigade intresse av att lagra personuppgifterna eller om personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt.

10. Tillsynsmyndighet
Datainspektionen är ansvarig myndighet för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen kring Dataskydd. På deras hemsida www.datainspektionen.se finns mer ingående information om Personuppgiftslagen och GDPR.

Personuppgiftsombud: Släktföreningens ordförande Louise Nordenskiöld, styrelsen@nordenskiold.se